Dokumenten-Management-System (DMS)
Ein digitales Archiv und seine Vorteile
Papierloses Büro und Digital Workspace
Für Unternehmen – von Kleinstbetrieb bis zum großen Konzern – rücken Begriffe wie papierloses Büro und Digital Workspace immer stärker in den Fokus. Digitale Archive sind hierfür die Grundvoraussetzung und sind gefragter denn je.
Nicht zuletzt, weil der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente ausnahmslos vorgibt (Stichwort: GoBD-konforme Archivierung).
Vorteile eines digitalen Archivs sind:
- Höchste Transparenz und Überblick über Datenbestände
- Verringerung der Suchzeit
- Verschlankung und Vereinfachung von Organisationsstrukturen, Verringerung der Durchlaufzeiten
- Automatisierte und konsistente Unternehmensprozesse, Skalierbarkeit und Flexibilität
- Platzeinsparung
- Verringerung des ökologischen Fußabdrucks
„Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort – das ist das Ziel!“
Warum mit OneQrew DMS digital archivieren?
Ihre Vorteile mit OneQrew DMS
Es gibt viele verschiedene Digitalisierungspartner auf dem Markt. Aus diesen Gründen sind wir überzeugt, dass OneQrew DMS der richtige Partner für Sie ist:
- Dokumentenmanagement ohne Medienbruch: automatische Verarbeitung wiederkehrender Dokumentenarten, Maximierung wertvoller Dokumenteninformationen, gezielte Suche nach Attributen oder Volltext auf Knopfdruck, E-Mail-Archivierung, u. v. m.
- Integrationsvielfalt: nahtloses Anknüpfen von Drittanbieterlösungen durch API-Schnittstelle oder WMS (ERP, CRM, Microsofot Office, DATEV, ...)
- Flexibler Zugriff: webbasierte Benutzeroberfläche
- Sicherheit und Zugriffsschutz: verschiedene Archivierungs- und Datenschutzstufen zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und zum Schutz von personenbezogenen Daten
- Berechtigungskonzept: umfangreiche Möglichkeiten zur Steuerung von Berechtigungen für den Zugriff auf Dokumente und Workflows
- Zusammenspiel von DMS & WMS: Workflow-Management-System (WMS) als leistungsfähiger Dispatcher und zur Automatisierung von Prozessen
- Individuelle Lizenzierungsmodelle: On-premise (Kauf oder Miete), Subscription, SaaS-/Cloudlösung
Dokumenten-Management-System
Das Suchen, Finden und Ablegen
Ein wichtiger Teil unserer Vision ist es, das Potential der digitalen Transformation zu nutzen, um somit Fachkräfte von zeitaufwendiger Fleißarbeit zu befreien. Dabei sind wir überzeugt davon, dass die klassischen, täglich wiederkehrenden (analogen) Arbeitsschritte, sind, bei denen wir mit der Digitalisierung ansetzen können.
Untermauert wird unser Vorhaben von unterschiedlichsten Effizienzstudien, die darüber informierten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Durchschnitt mehrere Stunden wöchentlich für das Suchen von Dokumenteninformationen und die Ablage von Dokumenten aufbringen.
Es dreht sich also um das Suchen, Finden und Ablegen…
Dokumentensuche und -Verwaltung
Das Suchen, Finden
Unternehmensspezifische Informationen werden nicht nur im Verwaltungswesen wiederholt gesucht. Dort aber wollen Fragen u. a. zu folgenden Themen beantwortet werden – und das am besten bis Vorgestern.
- Bestehender Vertragsstatus
(Status quo) aktiv, aktiv gekündigt, gekündigt, z. B.: Vertragsübersicht aller aktiven Verträge
- Vertragsfristen
Einhaltung von Vertragsfristen z. B. Kündigungsfristen, rechtzeitige Verhandlung neuer Konditionen
Unser Dokumenten-Management-System bietet den Anwenderinnen und Anwendern vielfältige und auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbare Suchmöglichkeiten an – von breiten, allgemeinen Suchen bis hin zu spitzen, sehr konkreten Suchanfragen
Dokumentenablage
Das Ablegen und Finden
In Anbetracht der heutigen Informationsflut sollte ein gutes Dokumenten-Management-System in der Lage sein, eine zügige und intuitive Dokumentenablage zu gewährleisten, um Informationen im Handumdrehen digital und sicher zur Verfügung zu stellen.
Werfen wir beispielsweise einen Blick in die Buchhaltung, dann wissen wir warum:
- Hohes Dokumenten- und Informationsaufkommen
Verschiedenste Eingangs- und Ausgangsdokumente von Lieferanten, Kunden, Partner:innen oder Mitarbeiter:innen
- Komplexe Dokumentenbeziehungen und deren Lenkung
Frage: wie viele einzelne und kaufmännisch relevante Belege benötigen Sie für einen Geschäftsvorfall?
- Unternehmenswirtschaftliche Verantwortung
Unterstützung z. B. bei Vorbeugung von Mahngebühren oder Überwachung von Skontofristen, ...
TIPP Sie sind neu im Unternehmen und wissen noch nicht genau, welche die relevanten Informationen sind? Kein Problem, das Dokumenten-Management-System zeigt es Ihnen und führt Sie zum Ziel. Wie? Indem es Ihnen die relevanten Pflichtfelder (rot hinterlegt) vorgibt und den Kassenbeleg erst ablegt, wenn diese ausgefüllt sind.
- Projektbasierte Dokumentenablage
Legen Sie projektrelevante Dokumente per Drag & Drop über unsere DropZone oder über Ihr Outlook direkt in der digitalen Projektakte ab. Die Ablage mehrer Dateien gleichzeitig - zum Beispiel verschiedener Fotos einer Baustelle - ist dabei natürlich gewährleistet möglich.
- Neue Dokumentenversion?
Versionieren Sie Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks über unsere Office Add-in und springen dabei - bei Bedarf - problemlos zwischen den einzelnen Versionen.
- Ablage Neuvertrag? Im Handumdrehen erledigt
Auf Basis einer Vertragsvorlage erstellen Sie mit Hilfe unseres Office Add-ins im Handumdrehen einen Neuvertrag, welcher über einen Klick im Dokumenten-Management-System abgelegt wird. Ein passender Ablageordner kann gleich automatisch miterstellt werden.
- Ablage Neuvertrag? Im Handumdrehen erledigt
Auf Basis einer Vertragsvorlage erstellen Sie mit Hilfe unseres Office Add-ins im Handumdrehen einen Neuvertrag, welcher über einen Klick im Dokumenten-Management-System abgelegt wird. Ein passender Ablageordner kann gleich automatisch miterstellt werden.
TIPP Lassen Sie unser DMS doch direkt einen Freigabeprozess starten, der den vorbereiteten Vertrag der verantwortlichen Person zum Gegenprüfen und Freigeben vorlegt.
Anwendungsbeispiele
Da könnten wir mit der Digitalisierung ansetzen
- Digitales Archiv
Effizientes, transparentes Suchen, Finden und Ablegen von Dokumenten - eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung hat so einige nutzenbringende Vorteile und erspart viel Fleißarbeit.
- Digitaler Rechnungseingang
Ein- und Ausgangsbelegte - egal ob diese per Post, per E-Mail oder elektronisch ankommen - werden automatisch erkannt, entsprechend weiterverarbeitet und abgelegt.
- Digitale (Projekt-)Akten
Projekt- und Auftragsakten finden Sie fortan strukturiert und digitalisiert vor. Den Weg zum Regal oder zum Archiv im UG können Sie sich sparen.
- Beim Außeneinsatz: auf der Baustelle
relevante Informationen (CAD-Pläne, Fotos, Projektunterlagen) zur relevanten Zeit am relevanten Ort und auch zurück...
Kontaktieren Sie uns
Ihre Ansprechpartnerin
Melanie Bienek
Sales Manager DMS/ECM
m.bienek@msoft.de
(05421) 959 – 235