Ein digitales Archiv und seine Vorteile
Papierloses Büro und Digital Workspace
Für Unternehmen – von Kleinstbetrieb bis zum großen Konzern – rücken Begriffe wie papierloses Büro und Digital Workspace immer stärker in den Fokus. Digitale Archive sind hierfür die Grundvoraussetzung und sind gefragter denn je.
Nicht zuletzt, weil der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente ausnahmslos vorgibt (Stichwort: GoBD-konforme Archivierung).
Vorteile eines digitalen Archivs sind:
„Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort – das ist das Ziel!“
Warum mit OneQrew DMS digital archivieren?
Ihre Vorteile mit OneQrew DMS
Es gibt viele verschiedene Digitalisierungspartner auf dem Markt. Aus diesen Gründen sind wir überzeugt, dass OneQrew DMS der richtige Partner für Sie ist:
Dokumenten-Management-System
Das Suchen, Finden und Ablegen
Ein wichtiger Teil unserer Vision ist es, das Potential der digitalen Transformation zu nutzen, um somit Fachkräfte von zeitaufwendiger Fleißarbeit zu befreien. Dabei sind wir überzeugt davon, dass die klassischen, täglich wiederkehrenden (analogen) Arbeitsschritte, sind, bei denen wir mit der Digitalisierung ansetzen können.
Untermauert wird unser Vorhaben von unterschiedlichsten Effizienzstudien, die darüber informierten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Durchschnitt mehrere Stunden wöchentlich für das Suchen von Dokumenteninformationen und die Ablage von Dokumenten aufbringen.
Es dreht sich also um das Suchen, Finden und Ablegen…
Dokumentensuche und -Verwaltung
Das Suchen, Finden
Unternehmensspezifische Informationen werden nicht nur im Verwaltungswesen wiederholt gesucht. Dort aber wollen Fragen u. a. zu folgenden Themen beantwortet werden – und das am besten bis Vorgestern.
Unser Dokumenten-Management-System bietet den Anwenderinnen und Anwendern vielfältige und auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbare Suchmöglichkeiten an – von breiten, allgemeinen Suchen bis hin zu spitzen, sehr konkreten Suchanfragen
Dokumentenablage
Das Ablegen und Finden
In Anbetracht der heutigen Informationsflut sollte ein gutes Dokumenten-Management-System in der Lage sein, eine zügige und intuitive Dokumentenablage zu gewährleisten, um Informationen im Handumdrehen digital und sicher zur Verfügung zu stellen.
Werfen wir beispielsweise einen Blick in die Buchhaltung, dann wissen wir warum:
TIPP Sie sind neu im Unternehmen und wissen noch nicht genau, welche die relevanten Informationen sind? Kein Problem, das Dokumenten-Management-System zeigt es Ihnen und führt Sie zum Ziel. Wie? Indem es Ihnen die relevanten Pflichtfelder (rot hinterlegt) vorgibt und den Kassenbeleg erst ablegt, wenn diese ausgefüllt sind.
TIPP Lassen Sie unser DMS doch direkt einen Freigabeprozess starten, der den vorbereiteten Vertrag der verantwortlichen Person zum Gegenprüfen und Freigeben vorlegt.
Anwendungsbeispiele
Da könnten wir mit der Digitalisierung ansetzen
Kontaktieren Sie uns
Ihre Ansprechpartnerin
Melanie Bienek
Sales Manager DMS/ECM
m.bienek@msoft.de
(05421) 959 – 235